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	文字处理软件七、Word 1、“文件”菜单大：和前面“记事本”和“写字板”的“文件”菜单的作用类似，菜单中项目的主要功能也是对文件整体进行操作（新建、打开、保存等），以及对打印的设置等等。（1）、新建(N)...：同样是新建文件，Word可以新建的文件的类型更多。Word默认的文档文件格式是DOC（扩展名.doc），启动Word时默认新建的文件也是DOC格式，在安装Office时，DOC文件也被自动关联到Word。除了文件格式之外，新建的文件还可以指定“模板（Template）”。顾名思义，“模板”就相当于工业生产产品用的模型一样。模板也是一种文件，扩展名为.dot，其内容和DOC文件一样，作用是规定文件内文章的各种格式。新建时指定哪个模板，那么新建的文件就会采用模板中规定的格式，当然不是只能用模板中的格式，还可以自行修改。用模板新建文件的好处是，比如在政府机关工作，常常需要撰写公文，公文的格式都是固定的，那么就可以事先将格式都设置好，然后保存为模板，日后需要撰写公文时，就可以用此模板来新建文件，而不用每次都要设置格式了。单击“新建”项目后，Word窗口右侧的“任务窗格”中就会出现“新建”文件可以使用的各种模板。其中“新建”栏目中，“空白文档”就是采用Word默认的模板（Normal.dot，启动Word时自动使用的模板），“XML文档”是“扩展标记语言（eXtend Markup Language）”文件（以后会讲到），“网页”是HTML（HyperText Markup Language，超文本标记语言）文件（以后会讲到），“根据现有文档”可以根据计算机中存储的.doc、.dot等文件来新建文件；“模板”栏目中，可以从“本机上的模板...”中选择Word自带的一些模板（这些模板文件中，“常用”标签下的模板文件存储在C:\Documents and Settings\帐户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，其它模板文件存储在Office安装目录下的Templates文件夹下），也可以“网站上的模板”（就是“网上邻居”）中选择模板，还可从Office Online网站中选择更多的模板（在“到网上搜索:”文本框中输入要搜索的文字后单击右侧“搜索”按钮也可以在Office Online网站中搜索模板）；“最近所用模板”中列出了最近新建文件时使用的模板（相当于“历史记录”）。小：有个问题，前面说的“新建”栏目中的“根据现有文档”，可以根据计算机中存储的.doc、.dot等文件来新建文件，这样的话，我想要根据哪个文件新建文件，在这里选择好就可以了，为什么还要专门保存为模板文件（.dot）？大：实际上并不一定要保存为模板文件（.dot），也可以保存为DOC文件，不过保存的时候要把不是重复使用的字符删除，比如公文中，只保留开头的“XXX部门文件”字样，而将公文的正文内容删除。在保存时，如果选择保存为模板文件（.dot），那么保存目录会自动转到C:\Documents and Settings\帐户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，选择保存为DOC文件的话就不会自动转到，需要手动选择。保存好后，以后新建文件时，在“本机上的模板...”中的“常用”标签下就可以看到自己保存的模板。而从“根据现有文档”中选择的话，每次都需要手动指定文件，比较麻烦，而且先要把文件中不需要的字符删掉。当然这两种方法也不是一定说哪个好、哪个不好，看自己习惯了。（2）、打开(O)...：Word可以打开的文件类型很多，除了上述的.doc、.dot文件之外，还可以打开网页类型的.htm、.html文件，.xml文件，当然还有通用的.txt、.rtf文件（参见“文字处理软件—五、记事本”、“文字处理软件—六、写字板”），等等。值得注意的是“从任意文件还原文本(.)”，选择这种文件类型的话，可以打开任何类型的文件，并且Word会试图将文件中的字符显示出来，如果碰到某个文件损坏了不能正常打开，但是该文件中包含一些需要的文字，那么可以试试这种打开方法。 “打开”按钮旁边还有一个小的倒三角型按钮，单击此按钮，可以看到还有其它的“打开”方式，如“以只读方式打开(R)”（打开的文件不能保存到原文件上）、“以副本方式打开(C)”（将选中的文件先复制一个出来，然后打开这个复制出来的文件，可避免修改原文件）、“用浏览器打开(B)”（用互联网浏览器软件打开，一般是网页文件）、“打开时转换(T)”（打开早期Word版本创建的.doc文件时转换成Word2003版本文件）、“打开并修复(R)”（打开文件时修复文件的错误，不过不是100%成功，可以和上述“从任意文件还原文本”功能配合使用）。（3）、关闭(C)...：这涉及到Word与前述的“记事本”和“写字板”软件的一个区别，一个“记事本”和“写字板”窗口只能同时打开一个文件，如果在打开一个文件的情况下又要打开另一个文件（在“记事本”或“写字板”中打开），那么当前打开的文件就会被关闭（未保存的话会提示保存）。小：如果我想用“记事本”或“写字板”同时打开多个文件怎么办？大：要打开几个文件，就得启动几次“记事本”或“写字板”，在资源管理器或“我的电脑”里每双击打开一个文件，就会弹出一个“记事本”或“写字板”窗口。在“任务管理器”（参见“系统工具—九、进程管理”）中，可以看到多个notepad.exe或wordpad.exe进程。 Word可以同时打开多个文件，虽然显示了多个窗口，但是在“任务管理器”只显示一个Winword.exe进程。所以这里的“关闭”功能就是关闭当前打开的文件，在Word窗口右上角标题栏的“关闭（×）”按钮下面还有一个小一点的“关闭（×）”按钮，单击这个“关闭（×）”也可以关闭当前文件。如果所有的文件都被关闭了，那么Word窗口也不会被关闭，只是编辑区域就没有了，可以继续新建或打开文件。关闭的快捷键是Ctrl+W。不止一个Word窗口的话，单击窗口右上角的“关闭”也可只关闭当前窗口，相当于上述的“关闭”功能；如果只有一个Word窗口的话，那么窗口的“关闭”按钮就是关闭窗口了。（4）、保存(S)、另存为(A)...和另存为网页(G)...：“保存”和“另存为”的作用和前面“文字处理软件—五、记事本”、“文字处理软件—六、写字板”中的作用相同，不过可以保存的文件类型更多，默认是保存为DOC文件。“另存为网页”实际上就是“另存为”中保存为“单个文件网页(.mht;.mhtml）”类型，注意保存为各种网页类型的话，“另存为”对话框中会增加一个“更改标题(C)...”按钮，单击此按钮可设置在浏览器软件中打开网页时标题栏中显示的文字。说一下，上述“新建”、“打开”和“保存”时打开的“通用文件打开对话框”（参见“系统设置—六、窗口和对话框”）中，右上角的工具栏里增加了“删除(Del)”和“工具(L)”按钮，“视图（带有下拉菜单）”按钮（相当于“查看（带有下拉菜单）”按钮）也增加了“属性(R)”、“预览(V)”等浏览方式。（5）、文件搜索(H)...：此功能专门用来搜索Office（生成的）文件。单击此项目后，Word窗口右侧的“任务窗格”中就会出现搜索选项，在“搜索文本:”文本框中输入要搜索的内容后单击“搜索”按钮即可搜索，输入的内容既可以是文件名也可以是文件中的内容；“搜索”按钮右侧的“还原”按钮可还原到上一步的操作（比如输入字符后就可“还原”到未输入字符的状态）。“其他搜索选项:”中，“搜索范围:”下拉组合框中可以选择在哪里进行搜索（选中“任何地方”表示搜索下面所有项目），比Windows系统自带的“搜索”（参见“系统工具—七、搜索”）高级的地方在于，可以指定同时在多个文件夹或分区中搜索（在文件夹项目前打对勾），而Windows系统自带的“搜索”只能在单个文件夹或所有分区中搜索；“搜索文件类型:”下拉组合框中可以选择搜索哪些类型的Office文件（选中“任意类型”表示搜索所有类型的Office文件）；单击“搜索选项...”链接可选择是否开启“索引”服务。下面“请参阅”中，单击“高级文件搜索”链接会扩展搜索功能，搜索界面中的“值:”文本框就是上述的“搜索文本:”文本框。可以在“属性:”下拉组合框中选择要搜索文件的某种属性（下面“（13）、属性(I)”中会讲到），在“值:”文本框中输入要搜索的内容；和“系统工具—七、搜索”介绍的“搜索语法”一样，不过AND、OR、NOT在这里被“与”、“或”单选框和“条件:”下拉列表框代替了，在输入要搜索的内容后，选择上述的某一种方式后单击“添加”按钮即可添加到下面的列表框中（列表框中的项目也可在选中后“删除”或“全部删除”）；都设置好后单击“搜索”按钮即可搜索。“请参阅”中的“信息检索”和“在此文档中查找...”我们以后会介绍。搜索过程中，可单击“停止”按钮来暂停搜索，此时“停止”按钮会变为“修改”按钮，单击“修改”按钮可返回搜索设置界面。（6）、权限(M)：这个功能和“系统工具—二、资源管理器—6、权限设置”中的文件权限类似。这里默认选中的“无限制的访问”，就是没有分配权限，任何人都可以打开和编辑此文件；如果选择了“不能分发...”或“限制权限为...”，那么会弹出一个对话框要求从Microsoft网站上下载Windows Rights Management客户端软件并进行安装，才能进行权限管理。权限要求和在Microsoft网站上注册的.NET Passport帐户相关联，如果自己有权限管理服务器的话就不用.NET Passport帐户了，详细内容我们以后再介绍。（7）、版本(R)...：这个功能可以在一个文件中保存该文件的多个版本，可以参考一下“基础知识—十、软件”中介绍的软件的“版本”。比如一个文件有多个人需要编辑或修改，但是不希望后面修改文件的人把前面的人写的文字给修改掉，那么就可以使用“版本”。打开此选项后，在弹出的对话框中单击“现在保存(S)...”按钮，然后在弹出的对话框中输入这个版本的说明（版本备注(C):），比如上述的情况里，就可以写“XXX修改，修改的内容主要是XXXXX”之类的说明文字，最后单击“确定”按钮即可保存。以后保存文件时，就不能使用上述的“保存”功能来保存文件了，要使用这里的“现在保存”来保存。如果不想这么麻烦的话，可以在“版本”对话框中选中“关闭时自动保存版本(A)”复选框，这样每次修改后就可以使用上述的“保存”功能来保存文件，保存的同时就会自动保存版本了，自动保存的“备注”说明会显示为“自动版本”。 “版本”对话框中的“原有版本”列表框中列出了保存过的所有版本，可根据版本的“日期和时间”、“保存者”和“备注”来选择版本，然后单击“打开(O)”按钮或者在列表框中双击项目即可打开选择的版本；不需要的版本可以在列表框中选中后单击“删除(D)”按钮来删除。注意，“版本”功能只适用于.doc、.dot文件，如果保存为其它类型的文件，那么“版本”功能就会失效，并且以前的版本也都不存在了。（8）、网页预览(B)：会将当前文件生成一个临时的网页文件（.mht），并用浏览器软件打开，如果使用Word来编辑网页的话，用该功能可以测试一下网页显示的效果。临时的网页文件在C:\Documents and Settings\帐户名\Local Settings\Temporary Internet Files\Content.MSO\WordWebPagePreview文件夹下，对正在打开或编辑的文件没有影响。（9）、页面设置(U)...：Word的页面设置非常丰富，我们来看看“页面设置”对话框中各个标签的设置： a、页边距：和前述“记事本”和“写字板”中的页面设置一样，也可设置纸张中内容距离纸张的上下左右的距离，单位是厘米（注意设置时，“厘米”两个字删掉了也没关系）；不过多出来一个“装订线”，是为了纸张要装订成册的话，要在装订的部位多留出一点空间；“方向”可设置纸张中内容的排列方向；“页码范围”的“多页(M):”下拉列表框中预设了几种装订方式，如果选择了除“普通”之外的其它方式的话，上述“装订线位置(U):”的设置就失效了（因为这几种装订方式已经规定好了装订的位置）；“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框中，可选择“页边距”中的设置对整个文档都生效，还是仅对光标之后的文档起作用（这样就可以使不同页边距和不同方向的页面同时存在），如果事先选中了部分字符的话那么还会出现“所选文字”项目。 b、纸张：可调节打印用纸张的大小，在“宽度(W):”和“高度(E):”文本框中可以看到选择的纸张的实际大小（单位是厘米），在“纸张大小(R):”下拉列表框的最后可选择“自定义大小”，然后再“宽度”和“高度”文本框中可自行输入所用纸张的长、宽；“纸张来源”中，“首页(F):”列表框中可选择每一节的第一页所用的纸张是从打印机的哪个纸盒中出纸（“节”的概念我们以后会讲，不分节的话就是整个文档的第一页），“其他页(O)”列表框中可选择除了第一页之外的其它页从打印机的哪个纸盒中出纸；“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框中，可选择“纸张”中的设置对整个文档都生效，还是仅对光标之后的文档起作用，如果事先选中了部分字符的话那么还会出现“所选文字”项目；“打印选项(T)...”可设置要打印哪些内容，我们以后在“文字处理软件—七、Word—6、‘工具’菜单”会讲到。 c、版式：这里主要是对“节”、“页眉和页脚”、页面中内容在页面中的“垂直对齐方式(V):”以及“行号(N)...”和“边框(B)...”进行设置。“节”和“页眉和页脚”我们以后会讲；垂直对齐方式指页面中的文字靠哪里对齐，如果把每一行字看作是一个字，那么就是指这一行“字”是靠上、居中还是靠下对齐，“两端对齐”指一篇文章或一节文章如果最后一页的文字没有充满整个页面的话，那么就调整使得最后一页充满；“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框作用同上；“行号”可设置每一行文字前面出现编号，以及编号从多少开始、从哪里开始等；单击“边框”按钮会关闭“页面设置”对话框并打开“边框和底纹”对话框，我们以后在“文字处理软件—七、Word—5、‘格式’菜单”会讲。 d、文档网格：设置整个文档文字的排列方向，每一页中的文字分为几栏（“栏数(C):”），文档中是否按对齐网格（使文字排列整齐，有点像小时候写作文用的方格纸）、以及有网格的情况下每一页的行数和每一行的字符数；“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框作用同上；“绘图网格(W)...”按钮可设置网格的显示方式（不影响打印效果）；“字体设置(F)...”可设置整篇文档文字的字体。对话框的左下角有个“默认(D)...”按钮，单击此按钮可将“页面设置”中的所有设置保存到上述启动Word时自动使用的Normal.dot模板中并关闭“页面设置”对话框，可以用这种方法修改Normal.dot模板中的格式，这样每次启动Word时新建的文档就是Normal.dot模板中设置好的格式了。双击左、上标尺中间的白色部位（注意不要点到滑块上），或者双击标尺两侧的空白部位，也可打开“页面设置”对话框。（10）、打印预览(V)：和“文字处理软件—六、写字板”中介绍的打印预览功能一样，可以在打印前先看看打印的效果如何。选择此项目即可进入预览状态，鼠标指针单击预览图案时会放大或缩小预览图案，也可在上方打印预览工具栏中的下拉组合框中输入或选择显示的比例；单击上方打印预览工具栏中的“单页”按钮（绿色中一页纸的图案）可使窗口中只显示一页，单击旁边的“多页”按钮（绿色中四页纸的图案）会展开一个小方框、可选择窗口中一次显示几页；单击上方打印预览工具栏中的“关闭(C)”按钮，或者单击窗口右上角的“关闭”，可关闭预览状态并返回到编辑状态。（11）、打印(P)...：可设置使用哪个打印机（“打印机”的“名称(N):”下拉列表框）、打印哪些页面（“页面范围”复选框、“打印(R):”下拉列表框）、重复打印多少份（“副本”中的“份数(C):”文本框）、打印文档中的哪些内容（“打印内容(W):”下拉列表框）、一页纸上打印几页内容（“缩放”中的“每页的版数(H):”下拉列表框）、缩小或放大打印到指定大小的纸张上（“缩放”中的“按纸张大小缩放(Z):”下拉列表框）等等。单击“选项(O)...”按钮的作用和上述“（9）、页面设置(U)...—b、纸张”中的“打印选项”相同。（12）、发送(D)：可将当前文档作为电子邮件的附件发送、作为Word的“开会”功能使用的文档、作为传真发送、从PowerPoint中打开、通过蓝牙（Bluetooth）无线传输功能发送等。（13）、属性(I)：上述“（5）、文件搜索(H)...”中提到过文件的属性，这里的属性除了“系统工具—二、资源管理器”讲到的一般文件的各种属性外，Word文件（.doc、.dot）还有自己特殊的属性。打开“属性”对话框，在“常规”标签中看到的是文件的一般属性，如名称、类型、存储位置、大小、修改时间等。“摘要”标签中显示的就是Word文件（.doc、.dot）的特殊属性，这些内容都可以自行修改，下方的“保存预览图片”选中后可在上述“新建”、“打开”和“保存”时打开的“通用文件打开对话框”中的“预览”浏览方式中显示小的预览图（不过也会增大文件的大小）。“统计”标签中可以看到文档中的字符数、段落数、行数、页数以及修订次数（就是保存了多少次）、编辑时间总计等信息。“内容”标签中显示了文档的主要内容。“自定义”标签可以为文档增加一些附加信息。（14）、历史记录：相当于“系统设置—八、“开始”菜单”中“最近使用的文档”的功能，在前面“文字处理软件—六、写字板”中也有介绍，记录了曾经编辑过的文件名称，单击某个名称便可直接打开对应的文件。注意如果对应的文件不存在或者转移了位置，就不能这样打开文件了。（15）、退出(X)：不同于上面的“（3）、关闭(C)...”，“退出”会关闭所有打开的Word窗口。小：那个“任务窗格”如果不需要了，怎么才能不显示？大：单击“任务窗格”右上角的“关闭（×）”按钮即可关闭“任务窗格”。
	文字处理软件七、Word 3、“视图”菜单大：“视图”菜单就相当于前面“记事本”和“写字板”中的“查看”菜单，作用主要是对软件窗口中的界面进行设置，就是决定哪些界面元素显示、哪些不显示。当然Word的界面元素要比“记事本”和“写字板”多得多了，所以需要设置的也比较多。这里的设置大部分是开关项，就是像复选框那样选中就打上对勾、再次选中则去掉对勾。（1）、“普通(N)”、“Web版式(W)”、“页面(P)”、“阅读版式(R)”、“大纲(N)”：通过这几种方式可以设置浏览文档的方式，当然只能选择其中一种方式浏览了。注意，如果选择了某一种浏览方式，那么以后新建文件或启动Word（不是在资源管理器或“我的电脑”中双击打开文件）时就会按照选择的浏览方式浏览。 a、普通：这种方式相当于把文档写在一张无限大的纸上，右侧的垂直滚动条和下方的水平滚动条可以拖动很长的距离。当然这不是真的无限大了，这张“纸”的宽度仍然受到页面设置（参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单”）中纸张大小的限制。这种方式下，不显示左侧的标尺。 b、Web版式：和“文字处理软件—五、记事本—3、格式(O)”中介绍的“自动换行”功能有些类似，不论窗口大小怎么改变，文字都会在窗口边缘换到下一行，而不用拖动水平滚动条。这种方式下，不显示左侧的标尺。 c、页面：这是Word默认的、也是我们最常用的浏览方式，按照页面设置中设置的纸张大小，一页一页地分开显示文档，比较符合我们浏览的习惯，也便于进行各种操作。Word的操作也被称为“所见即所得（WYSWYG，What You See is What You Get）”，就是说屏幕上显示的文档是什么样子，打印出来就是什么样子，不过实际情况可不一定，还是要以打印预览看到的为准。只有页面浏览方式才会显示左侧的标尺。 d、阅读版式：一次并排显示文档的两页，这样便于对比、找出文档中写错的地方。可单击工具栏上的“关闭(C)”按钮返回到设置阅读版式之前的方式。 e、大纲：在文档前面显示一些符号标记，比如文档分了一、二、三、四，每一段里面还分小1、小2等等，符号标记就是用来区分这些段。前面“普通”、“Web版式”、“大纲”浏览方式，文档都是显示在一页长长的“纸”上；而“页面”、“阅读版式”浏览方式，则都是分页显示的。另外这些浏览方式与Word的其它功能也有关系，我们以后再介绍。（2）、“任务窗格(K)”、“工具栏(T)”、“标尺(K)”、“显示段落标记(S)”、“网格线(G)”：在前面的文章中，我们已经见过了“任务窗格”，这里的“任务窗格”项目可以设置是否显示“任务窗格”（关闭“任务窗格”也可以用“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单”中最后介绍的方法）；在“工具栏”的下级菜单中可以看到，Word的工具栏有很多个，在安装好Office后，Word默认只显示“常用”和“格式”工具栏（这两个工具栏也是最常用的），可以选择是否显示其它工具栏；“标尺”、“显示段落标记”和“网格线”分别用来控制是否显示这些界面元素，“标尺”和“显示段落标记”可参见“文字处理软件—六、写字板”，“网格线”可参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单—（9）、页面设置(U)...—d、文档网格”。（3）、“文档结构图(D)”、“缩略图(B)”：这两种浏览方式和上述（1）中的不一样，会在窗口左侧显示一个侧边栏，所以和上述（1）中的浏览方式并不冲突。另外，这两种浏览方式也只能选择一种而不能二者都选择。 “文档结构图”和以后我们要介绍的Word格式有关。“缩略图”会在窗口左侧的侧边栏中显示出文档的每一页的小图，这样单击某个小图就会直接跳到对应的页面，而不用拖动滚动条或按键盘上PageUp、PageDown键来翻页了；在上述“Web版式”浏览方式下，不能使用“缩略图”。（4）、“页眉和页脚(H)”、“脚注(F)”、“标记(A)”：这三种是文档中的附加信息，就是不属于正文的一些说明文字。 a、“页眉（Page Header）和页脚（Page Footer）”指的是每一页最上方和最下方出现的信息，比如每一页的页码就属于“页脚”的一种。选中此项的话，不管前面（1）中选择什么浏览方式，这时都会变成“页面”浏览方式，可以看到每一页正文的上下方出现两个虚线框，分别代表页眉和页脚，此时就可以对页眉和页脚进行编辑了（其实直接双击页眉或页脚所在的位置也可以进行编辑），并且可以使用各种格式；另外窗口中会出现一个“页眉和页脚”浮动工具栏（所谓“浮动（Float）”就是可以拖动工具栏的“标题栏”来移动工具栏的位置），可以通过工具栏来插入一些常用的信息（如当前的日期和时间、页码、页数等等，具体我们在下一章“插入”菜单中讲解），单击工具栏上的“关闭(C)”按钮可返回到编辑正文的状态。小：有的时候，好像单击“关闭”按钮没反应。大：出现这种情况的话，可以在上述（1）中任意选择一种浏览方式，即可返回到编辑正文的状态。小：设置了页眉和页脚之后，文档的每一页都有页眉页脚了，而且是一样的，我不想每一页都是一样的页眉页脚，怎么办？大：这需要将文档分“节”，我们在下一章“插入”菜单中会讲解。 b、“脚注（Foot Note)”就是一页文字下面的说明文字，我们在中小学的时候学习古代的文言文时，在每一页课文的下方都会有一些文言文词语的解释，字体比较小，和正文之间用一条横线分隔；还有“尾注（End Note)”，我们在阅读一些论文时，论文的结尾都会列出一些参考文献，这就是“尾注”。可以看出二者的区别，“脚注”可以在每一页都有，而“尾注”只会出现在文档（或“节”）的结尾。我们在下一章“插入”菜单中会具体讲解。这里“脚注”项目的作用是切换光标在正文区和脚注/尾注区的位置，如果“脚注”和“尾注”都有的话，会先弹出一个对话框询问是“查看脚注区(F)”还是“查看尾注区(E)”。其实直接单击脚注/尾注区即可将光标移过去，就用不着这个项目了。 c、“标记”指的是文档中的“批注（Postil）”和“修订（Expurgation）”，就像我们在纸上修改文章时画的圈圈点点一样，我们在下一章“插入”菜单以及以后的文章中会讲到。“标记”项目可以控制文档中是否以特殊形式显示这些“批注”和“修订”；并且这对打印同样起作用，文档中如果显示出了“批注”和“修订”，那么打印时也会打印出来。小：有时候这个项目不可选，是怎么回事？大：把光标定位到正文处，就可以选择此项了。（5）、“全屏显示(U)”、“显示比例(Z)”：这两个项目用来控制文档显示的大小。 a、“全屏显示”可以将文档扩展到整个屏幕，此时窗口的边框、菜单、工具栏、滚动条等等都会暂时消失，上下滚动只能使用鼠标上的滚轮，但是正文、页眉页脚等还可以编辑。单击“全屏显示”浮动工具栏上的“关闭全屏显示(C)”按钮，或者直接按下键盘上Esc键，就可返回到正常状态。 b、选择“显示比例”会打开一个对话框，可设置文档显示出来的比例，正常大小就是100%。这和“全屏显示”不一样，只是在文档区域改变大小，不会影响菜单、工具栏等。另外显示比例大小和打印也没有关系，不会改变文档中的各种格式，所以不会影响打印的效果。

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	文字处理软件七、Word 1、“文件”菜单大：和前面“记事本”和“写字板”的“文件”菜单的作用类似，菜单中项目的主要功能也是对文件整体进行操作（新建、打开、保存等），以及对打印的设置等等。（1）、新建(N)...：同样是新建文件，Word可以新建的文件的类型更多。Word默认的文档文件格式是DOC（扩展名.doc），启动Word时默认新建的文件也是DOC格式，在安装Office时，DOC文件也被自动关联到Word。除了文件格式之外，新建的文件还可以指定“模板（Template）”。顾名思义，“模板”就相当于工业生产产品用的模型一样。模板也是一种文件，扩展名为.dot，其内容和DOC文件一样，作用是规定文件内文章的各种格式。新建时指定哪个模板，那么新建的文件就会采用模板中规定的格式，当然不是只能用模板中的格式，还可以自行修改。用模板新建文件的好处是，比如在政府机关工作，常常需要撰写公文，公文的格式都是固定的，那么就可以事先将格式都设置好，然后保存为模板，日后需要撰写公文时，就可以用此模板来新建文件，而不用每次都要设置格式了。单击“新建”项目后，Word窗口右侧的“任务窗格”中就会出现“新建”文件可以使用的各种模板。其中“新建”栏目中，“空白文档”就是采用Word默认的模板（Normal.dot，启动Word时自动使用的模板），“XML文档”是“扩展标记语言（eXtend Markup Language）”文件（以后会讲到），“网页”是HTML（HyperText Markup Language，超文本标记语言）文件（以后会讲到），“根据现有文档”可以根据计算机中存储的.doc、.dot等文件来新建文件；“模板”栏目中，可以从“本机上的模板...”中选择Word自带的一些模板（这些模板文件中，“常用”标签下的模板文件存储在C:\Documents and Settings\帐户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，其它模板文件存储在Office安装目录下的Templates文件夹下），也可以“网站上的模板”（就是“网上邻居”）中选择模板，还可从Office Online网站中选择更多的模板（在“到网上搜索:”文本框中输入要搜索的文字后单击右侧“搜索”按钮也可以在Office Online网站中搜索模板）；“最近所用模板”中列出了最近新建文件时使用的模板（相当于“历史记录”）。小：有个问题，前面说的“新建”栏目中的“根据现有文档”，可以根据计算机中存储的.doc、.dot等文件来新建文件，这样的话，我想要根据哪个文件新建文件，在这里选择好就可以了，为什么还要专门保存为模板文件（.dot）？大：实际上并不一定要保存为模板文件（.dot），也可以保存为DOC文件，不过保存的时候要把不是重复使用的字符删除，比如公文中，只保留开头的“XXX部门文件”字样，而将公文的正文内容删除。在保存时，如果选择保存为模板文件（.dot），那么保存目录会自动转到C:\Documents and Settings\帐户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，选择保存为DOC文件的话就不会自动转到，需要手动选择。保存好后，以后新建文件时，在“本机上的模板...”中的“常用”标签下就可以看到自己保存的模板。而从“根据现有文档”中选择的话，每次都需要手动指定文件，比较麻烦，而且先要把文件中不需要的字符删掉。当然这两种方法也不是一定说哪个好、哪个不好，看自己习惯了。（2）、打开(O)...：Word可以打开的文件类型很多，除了上述的.doc、.dot文件之外，还可以打开网页类型的.htm、.html文件，.xml文件，当然还有通用的.txt、.rtf文件（参见“文字处理软件—五、记事本”、“文字处理软件—六、写字板”），等等。值得注意的是“从任意文件还原文本(.)”，选择这种文件类型的话，可以打开任何类型的文件，并且Word会试图将文件中的字符显示出来，如果碰到某个文件损坏了不能正常打开，但是该文件中包含一些需要的文字，那么可以试试这种打开方法。 “打开”按钮旁边还有一个小的倒三角型按钮，单击此按钮，可以看到还有其它的“打开”方式，如“以只读方式打开(R)”（打开的文件不能保存到原文件上）、“以副本方式打开(C)”（将选中的文件先复制一个出来，然后打开这个复制出来的文件，可避免修改原文件）、“用浏览器打开(B)”（用互联网浏览器软件打开，一般是网页文件）、“打开时转换(T)”（打开早期Word版本创建的.doc文件时转换成Word2003版本文件）、“打开并修复(R)”（打开文件时修复文件的错误，不过不是100%成功，可以和上述“从任意文件还原文本”功能配合使用）。（3）、关闭(C)...：这涉及到Word与前述的“记事本”和“写字板”软件的一个区别，一个“记事本”和“写字板”窗口只能同时打开一个文件，如果在打开一个文件的情况下又要打开另一个文件（在“记事本”或“写字板”中打开），那么当前打开的文件就会被关闭（未保存的话会提示保存）。小：如果我想用“记事本”或“写字板”同时打开多个文件怎么办？大：要打开几个文件，就得启动几次“记事本”或“写字板”，在资源管理器或“我的电脑”里每双击打开一个文件，就会弹出一个“记事本”或“写字板”窗口。在“任务管理器”（参见“系统工具—九、进程管理”）中，可以看到多个notepad.exe或wordpad.exe进程。 Word可以同时打开多个文件，虽然显示了多个窗口，但是在“任务管理器”只显示一个Winword.exe进程。所以这里的“关闭”功能就是关闭当前打开的文件，在Word窗口右上角标题栏的“关闭（×）”按钮下面还有一个小一点的“关闭（×）”按钮，单击这个“关闭（×）”也可以关闭当前文件。如果所有的文件都被关闭了，那么Word窗口也不会被关闭，只是编辑区域就没有了，可以继续新建或打开文件。关闭的快捷键是Ctrl+W。不止一个Word窗口的话，单击窗口右上角的“关闭”也可只关闭当前窗口，相当于上述的“关闭”功能；如果只有一个Word窗口的话，那么窗口的“关闭”按钮就是关闭窗口了。（4）、保存(S)、另存为(A)...和另存为网页(G)...：“保存”和“另存为”的作用和前面“文字处理软件—五、记事本”、“文字处理软件—六、写字板”中的作用相同，不过可以保存的文件类型更多，默认是保存为DOC文件。“另存为网页”实际上就是“另存为”中保存为“单个文件网页(.mht;.mhtml）”类型，注意保存为各种网页类型的话，“另存为”对话框中会增加一个“更改标题(C)...”按钮，单击此按钮可设置在浏览器软件中打开网页时标题栏中显示的文字。说一下，上述“新建”、“打开”和“保存”时打开的“通用文件打开对话框”（参见“系统设置—六、窗口和对话框”）中，右上角的工具栏里增加了“删除(Del)”和“工具(L)”按钮，“视图（带有下拉菜单）”按钮（相当于“查看（带有下拉菜单）”按钮）也增加了“属性(R)”、“预览(V)”等浏览方式。（5）、文件搜索(H)...：此功能专门用来搜索Office（生成的）文件。单击此项目后，Word窗口右侧的“任务窗格”中就会出现搜索选项，在“搜索文本:”文本框中输入要搜索的内容后单击“搜索”按钮即可搜索，输入的内容既可以是文件名也可以是文件中的内容；“搜索”按钮右侧的“还原”按钮可还原到上一步的操作（比如输入字符后就可“还原”到未输入字符的状态）。“其他搜索选项:”中，“搜索范围:”下拉组合框中可以选择在哪里进行搜索（选中“任何地方”表示搜索下面所有项目），比Windows系统自带的“搜索”（参见“系统工具—七、搜索”）高级的地方在于，可以指定同时在多个文件夹或分区中搜索（在文件夹项目前打对勾），而Windows系统自带的“搜索”只能在单个文件夹或所有分区中搜索；“搜索文件类型:”下拉组合框中可以选择搜索哪些类型的Office文件（选中“任意类型”表示搜索所有类型的Office文件）；单击“搜索选项...”链接可选择是否开启“索引”服务。下面“请参阅”中，单击“高级文件搜索”链接会扩展搜索功能，搜索界面中的“值:”文本框就是上述的“搜索文本:”文本框。可以在“属性:”下拉组合框中选择要搜索文件的某种属性（下面“（13）、属性(I)”中会讲到），在“值:”文本框中输入要搜索的内容；和“系统工具—七、搜索”介绍的“搜索语法”一样，不过AND、OR、NOT在这里被“与”、“或”单选框和“条件:”下拉列表框代替了，在输入要搜索的内容后，选择上述的某一种方式后单击“添加”按钮即可添加到下面的列表框中（列表框中的项目也可在选中后“删除”或“全部删除”）；都设置好后单击“搜索”按钮即可搜索。“请参阅”中的“信息检索”和“在此文档中查找...”我们以后会介绍。搜索过程中，可单击“停止”按钮来暂停搜索，此时“停止”按钮会变为“修改”按钮，单击“修改”按钮可返回搜索设置界面。（6）、权限(M)：这个功能和“系统工具—二、资源管理器—6、权限设置”中的文件权限类似。这里默认选中的“无限制的访问”，就是没有分配权限，任何人都可以打开和编辑此文件；如果选择了“不能分发...”或“限制权限为...”，那么会弹出一个对话框要求从Microsoft网站上下载Windows Rights Management客户端软件并进行安装，才能进行权限管理。权限要求和在Microsoft网站上注册的.NET Passport帐户相关联，如果自己有权限管理服务器的话就不用.NET Passport帐户了，详细内容我们以后再介绍。（7）、版本(R)...：这个功能可以在一个文件中保存该文件的多个版本，可以参考一下“基础知识—十、软件”中介绍的软件的“版本”。比如一个文件有多个人需要编辑或修改，但是不希望后面修改文件的人把前面的人写的文字给修改掉，那么就可以使用“版本”。打开此选项后，在弹出的对话框中单击“现在保存(S)...”按钮，然后在弹出的对话框中输入这个版本的说明（版本备注(C):），比如上述的情况里，就可以写“XXX修改，修改的内容主要是XXXXX”之类的说明文字，最后单击“确定”按钮即可保存。以后保存文件时，就不能使用上述的“保存”功能来保存文件了，要使用这里的“现在保存”来保存。如果不想这么麻烦的话，可以在“版本”对话框中选中“关闭时自动保存版本(A)”复选框，这样每次修改后就可以使用上述的“保存”功能来保存文件，保存的同时就会自动保存版本了，自动保存的“备注”说明会显示为“自动版本”。 “版本”对话框中的“原有版本”列表框中列出了保存过的所有版本，可根据版本的“日期和时间”、“保存者”和“备注”来选择版本，然后单击“打开(O)”按钮或者在列表框中双击项目即可打开选择的版本；不需要的版本可以在列表框中选中后单击“删除(D)”按钮来删除。注意，“版本”功能只适用于.doc、.dot文件，如果保存为其它类型的文件，那么“版本”功能就会失效，并且以前的版本也都不存在了。（8）、网页预览(B)：会将当前文件生成一个临时的网页文件（.mht），并用浏览器软件打开，如果使用Word来编辑网页的话，用该功能可以测试一下网页显示的效果。临时的网页文件在C:\Documents and Settings\帐户名\Local Settings\Temporary Internet Files\Content.MSO\WordWebPagePreview文件夹下，对正在打开或编辑的文件没有影响。（9）、页面设置(U)...：Word的页面设置非常丰富，我们来看看“页面设置”对话框中各个标签的设置： a、页边距：和前述“记事本”和“写字板”中的页面设置一样，也可设置纸张中内容距离纸张的上下左右的距离，单位是厘米（注意设置时，“厘米”两个字删掉了也没关系）；不过多出来一个“装订线”，是为了纸张要装订成册的话，要在装订的部位多留出一点空间；“方向”可设置纸张中内容的排列方向；“页码范围”的“多页(M):”下拉列表框中预设了几种装订方式，如果选择了除“普通”之外的其它方式的话，上述“装订线位置(U):”的设置就失效了（因为这几种装订方式已经规定好了装订的位置）；“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框中，可选择“页边距”中的设置对整个文档都生效，还是仅对光标之后的文档起作用（这样就可以使不同页边距和不同方向的页面同时存在），如果事先选中了部分字符的话那么还会出现“所选文字”项目。 b、纸张：可调节打印用纸张的大小，在“宽度(W):”和“高度(E):”文本框中可以看到选择的纸张的实际大小（单位是厘米），在“纸张大小(R):”下拉列表框的最后可选择“自定义大小”，然后再“宽度”和“高度”文本框中可自行输入所用纸张的长、宽；“纸张来源”中，“首页(F):”列表框中可选择每一节的第一页所用的纸张是从打印机的哪个纸盒中出纸（“节”的概念我们以后会讲，不分节的话就是整个文档的第一页），“其他页(O)”列表框中可选择除了第一页之外的其它页从打印机的哪个纸盒中出纸；“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框中，可选择“纸张”中的设置对整个文档都生效，还是仅对光标之后的文档起作用，如果事先选中了部分字符的话那么还会出现“所选文字”项目；“打印选项(T)...”可设置要打印哪些内容，我们以后在“文字处理软件—七、Word—6、‘工具’菜单”会讲到。 c、版式：这里主要是对“节”、“页眉和页脚”、页面中内容在页面中的“垂直对齐方式(V):”以及“行号(N)...”和“边框(B)...”进行设置。“节”和“页眉和页脚”我们以后会讲；垂直对齐方式指页面中的文字靠哪里对齐，如果把每一行字看作是一个字，那么就是指这一行“字”是靠上、居中还是靠下对齐，“两端对齐”指一篇文章或一节文章如果最后一页的文字没有充满整个页面的话，那么就调整使得最后一页充满；“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框作用同上；“行号”可设置每一行文字前面出现编号，以及编号从多少开始、从哪里开始等；单击“边框”按钮会关闭“页面设置”对话框并打开“边框和底纹”对话框，我们以后在“文字处理软件—七、Word—5、‘格式’菜单”会讲。 d、文档网格：设置整个文档文字的排列方向，每一页中的文字分为几栏（“栏数(C):”），文档中是否按对齐网格（使文字排列整齐，有点像小时候写作文用的方格纸）、以及有网格的情况下每一页的行数和每一行的字符数；“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框作用同上；“绘图网格(W)...”按钮可设置网格的显示方式（不影响打印效果）；“字体设置(F)...”可设置整篇文档文字的字体。对话框的左下角有个“默认(D)...”按钮，单击此按钮可将“页面设置”中的所有设置保存到上述启动Word时自动使用的Normal.dot模板中并关闭“页面设置”对话框，可以用这种方法修改Normal.dot模板中的格式，这样每次启动Word时新建的文档就是Normal.dot模板中设置好的格式了。双击左、上标尺中间的白色部位（注意不要点到滑块上），或者双击标尺两侧的空白部位，也可打开“页面设置”对话框。（10）、打印预览(V)：和“文字处理软件—六、写字板”中介绍的打印预览功能一样，可以在打印前先看看打印的效果如何。选择此项目即可进入预览状态，鼠标指针单击预览图案时会放大或缩小预览图案，也可在上方打印预览工具栏中的下拉组合框中输入或选择显示的比例；单击上方打印预览工具栏中的“单页”按钮（绿色中一页纸的图案）可使窗口中只显示一页，单击旁边的“多页”按钮（绿色中四页纸的图案）会展开一个小方框、可选择窗口中一次显示几页；单击上方打印预览工具栏中的“关闭(C)”按钮，或者单击窗口右上角的“关闭”，可关闭预览状态并返回到编辑状态。（11）、打印(P)...：可设置使用哪个打印机（“打印机”的“名称(N):”下拉列表框）、打印哪些页面（“页面范围”复选框、“打印(R):”下拉列表框）、重复打印多少份（“副本”中的“份数(C):”文本框）、打印文档中的哪些内容（“打印内容(W):”下拉列表框）、一页纸上打印几页内容（“缩放”中的“每页的版数(H):”下拉列表框）、缩小或放大打印到指定大小的纸张上（“缩放”中的“按纸张大小缩放(Z):”下拉列表框）等等。单击“选项(O)...”按钮的作用和上述“（9）、页面设置(U)...—b、纸张”中的“打印选项”相同。（12）、发送(D)：可将当前文档作为电子邮件的附件发送、作为Word的“开会”功能使用的文档、作为传真发送、从PowerPoint中打开、通过蓝牙（Bluetooth）无线传输功能发送等。（13）、属性(I)：上述“（5）、文件搜索(H)...”中提到过文件的属性，这里的属性除了“系统工具—二、资源管理器”讲到的一般文件的各种属性外，Word文件（.doc、.dot）还有自己特殊的属性。打开“属性”对话框，在“常规”标签中看到的是文件的一般属性，如名称、类型、存储位置、大小、修改时间等。“摘要”标签中显示的就是Word文件（.doc、.dot）的特殊属性，这些内容都可以自行修改，下方的“保存预览图片”选中后可在上述“新建”、“打开”和“保存”时打开的“通用文件打开对话框”中的“预览”浏览方式中显示小的预览图（不过也会增大文件的大小）。“统计”标签中可以看到文档中的字符数、段落数、行数、页数以及修订次数（就是保存了多少次）、编辑时间总计等信息。“内容”标签中显示了文档的主要内容。“自定义”标签可以为文档增加一些附加信息。（14）、历史记录：相当于“系统设置—八、“开始”菜单”中“最近使用的文档”的功能，在前面“文字处理软件—六、写字板”中也有介绍，记录了曾经编辑过的文件名称，单击某个名称便可直接打开对应的文件。注意如果对应的文件不存在或者转移了位置，就不能这样打开文件了。（15）、退出(X)：不同于上面的“（3）、关闭(C)...”，“退出”会关闭所有打开的Word窗口。小：那个“任务窗格”如果不需要了，怎么才能不显示？大：单击“任务窗格”右上角的“关闭（×）”按钮即可关闭“任务窗格”。
	文字处理软件七、Word 3、“视图”菜单大：“视图”菜单就相当于前面“记事本”和“写字板”中的“查看”菜单，作用主要是对软件窗口中的界面进行设置，就是决定哪些界面元素显示、哪些不显示。当然Word的界面元素要比“记事本”和“写字板”多得多了，所以需要设置的也比较多。这里的设置大部分是开关项，就是像复选框那样选中就打上对勾、再次选中则去掉对勾。（1）、“普通(N)”、“Web版式(W)”、“页面(P)”、“阅读版式(R)”、“大纲(N)”：通过这几种方式可以设置浏览文档的方式，当然只能选择其中一种方式浏览了。注意，如果选择了某一种浏览方式，那么以后新建文件或启动Word（不是在资源管理器或“我的电脑”中双击打开文件）时就会按照选择的浏览方式浏览。 a、普通：这种方式相当于把文档写在一张无限大的纸上，右侧的垂直滚动条和下方的水平滚动条可以拖动很长的距离。当然这不是真的无限大了，这张“纸”的宽度仍然受到页面设置（参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单”）中纸张大小的限制。这种方式下，不显示左侧的标尺。 b、Web版式：和“文字处理软件—五、记事本—3、格式(O)”中介绍的“自动换行”功能有些类似，不论窗口大小怎么改变，文字都会在窗口边缘换到下一行，而不用拖动水平滚动条。这种方式下，不显示左侧的标尺。 c、页面：这是Word默认的、也是我们最常用的浏览方式，按照页面设置中设置的纸张大小，一页一页地分开显示文档，比较符合我们浏览的习惯，也便于进行各种操作。Word的操作也被称为“所见即所得（WYSWYG，What You See is What You Get）”，就是说屏幕上显示的文档是什么样子，打印出来就是什么样子，不过实际情况可不一定，还是要以打印预览看到的为准。只有页面浏览方式才会显示左侧的标尺。 d、阅读版式：一次并排显示文档的两页，这样便于对比、找出文档中写错的地方。可单击工具栏上的“关闭(C)”按钮返回到设置阅读版式之前的方式。 e、大纲：在文档前面显示一些符号标记，比如文档分了一、二、三、四，每一段里面还分小1、小2等等，符号标记就是用来区分这些段。前面“普通”、“Web版式”、“大纲”浏览方式，文档都是显示在一页长长的“纸”上；而“页面”、“阅读版式”浏览方式，则都是分页显示的。另外这些浏览方式与Word的其它功能也有关系，我们以后再介绍。（2）、“任务窗格(K)”、“工具栏(T)”、“标尺(K)”、“显示段落标记(S)”、“网格线(G)”：在前面的文章中，我们已经见过了“任务窗格”，这里的“任务窗格”项目可以设置是否显示“任务窗格”（关闭“任务窗格”也可以用“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单”中最后介绍的方法）；在“工具栏”的下级菜单中可以看到，Word的工具栏有很多个，在安装好Office后，Word默认只显示“常用”和“格式”工具栏（这两个工具栏也是最常用的），可以选择是否显示其它工具栏；“标尺”、“显示段落标记”和“网格线”分别用来控制是否显示这些界面元素，“标尺”和“显示段落标记”可参见“文字处理软件—六、写字板”，“网格线”可参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单—（9）、页面设置(U)...—d、文档网格”。（3）、“文档结构图(D)”、“缩略图(B)”：这两种浏览方式和上述（1）中的不一样，会在窗口左侧显示一个侧边栏，所以和上述（1）中的浏览方式并不冲突。另外，这两种浏览方式也只能选择一种而不能二者都选择。 “文档结构图”和以后我们要介绍的Word格式有关。“缩略图”会在窗口左侧的侧边栏中显示出文档的每一页的小图，这样单击某个小图就会直接跳到对应的页面，而不用拖动滚动条或按键盘上PageUp、PageDown键来翻页了；在上述“Web版式”浏览方式下，不能使用“缩略图”。（4）、“页眉和页脚(H)”、“脚注(F)”、“标记(A)”：这三种是文档中的附加信息，就是不属于正文的一些说明文字。 a、“页眉（Page Header）和页脚（Page Footer）”指的是每一页最上方和最下方出现的信息，比如每一页的页码就属于“页脚”的一种。选中此项的话，不管前面（1）中选择什么浏览方式，这时都会变成“页面”浏览方式，可以看到每一页正文的上下方出现两个虚线框，分别代表页眉和页脚，此时就可以对页眉和页脚进行编辑了（其实直接双击页眉或页脚所在的位置也可以进行编辑），并且可以使用各种格式；另外窗口中会出现一个“页眉和页脚”浮动工具栏（所谓“浮动（Float）”就是可以拖动工具栏的“标题栏”来移动工具栏的位置），可以通过工具栏来插入一些常用的信息（如当前的日期和时间、页码、页数等等，具体我们在下一章“插入”菜单中讲解），单击工具栏上的“关闭(C)”按钮可返回到编辑正文的状态。小：有的时候，好像单击“关闭”按钮没反应。大：出现这种情况的话，可以在上述（1）中任意选择一种浏览方式，即可返回到编辑正文的状态。小：设置了页眉和页脚之后，文档的每一页都有页眉页脚了，而且是一样的，我不想每一页都是一样的页眉页脚，怎么办？大：这需要将文档分“节”，我们在下一章“插入”菜单中会讲解。 b、“脚注（Foot Note)”就是一页文字下面的说明文字，我们在中小学的时候学习古代的文言文时，在每一页课文的下方都会有一些文言文词语的解释，字体比较小，和正文之间用一条横线分隔；还有“尾注（End Note)”，我们在阅读一些论文时，论文的结尾都会列出一些参考文献，这就是“尾注”。可以看出二者的区别，“脚注”可以在每一页都有，而“尾注”只会出现在文档（或“节”）的结尾。我们在下一章“插入”菜单中会具体讲解。这里“脚注”项目的作用是切换光标在正文区和脚注/尾注区的位置，如果“脚注”和“尾注”都有的话，会先弹出一个对话框询问是“查看脚注区(F)”还是“查看尾注区(E)”。其实直接单击脚注/尾注区即可将光标移过去，就用不着这个项目了。 c、“标记”指的是文档中的“批注（Postil）”和“修订（Expurgation）”，就像我们在纸上修改文章时画的圈圈点点一样，我们在下一章“插入”菜单以及以后的文章中会讲到。“标记”项目可以控制文档中是否以特殊形式显示这些“批注”和“修订”；并且这对打印同样起作用，文档中如果显示出了“批注”和“修订”，那么打印时也会打印出来。小：有时候这个项目不可选，是怎么回事？大：把光标定位到正文处，就可以选择此项了。（5）、“全屏显示(U)”、“显示比例(Z)”：这两个项目用来控制文档显示的大小。 a、“全屏显示”可以将文档扩展到整个屏幕，此时窗口的边框、菜单、工具栏、滚动条等等都会暂时消失，上下滚动只能使用鼠标上的滚轮，但是正文、页眉页脚等还可以编辑。单击“全屏显示”浮动工具栏上的“关闭全屏显示(C)”按钮，或者直接按下键盘上Esc键，就可返回到正常状态。 b、选择“显示比例”会打开一个对话框，可设置文档显示出来的比例，正常大小就是100%。这和“全屏显示”不一样，只是在文档区域改变大小，不会影响菜单、工具栏等。另外显示比例大小和打印也没有关系，不会改变文档中的各种格式，所以不会影响打印的效果。