小鹏学计算机（By CpuCwp）
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| 文字处理软件 七、Word 5、“格式”菜单 大：“格式”菜单主要用来调整各个对象的格式。“对象（Object）”是一个很宽泛的词，被操作的目标都可以称之为“对象”，包括文档中文字、表格、图片、音乐等等。我们这里以文字的格式设置为主进行讲解，“文字处理软件—七、Word—7、‘表格’菜单”中我们会讲述表格，其它对象以后我们会讲到。 在调整对象的格式之前，一般需要先选中对象。如果没有选中就进行格式设置的话，那么就意味着光标后面的对象就要使用刚才设置的格式。 （1）、字体(F)...：比起“记事本”和“写字板”来说，Word可以设置更多格式的字体，我们按“字体”对话框中的标签来讲解： a、字体(N)：在对话框左上角可以看到，可以分别对选中字符中的中文和西文（就是英文，包括数字）分别设置字体。不过实际上并不是中文和西文分别设置，而是全角和半角字符（参见“文字处理软件—二、输入技巧及输入法设置”）分别设置。“西文字体(F):”下拉组合框中也可以选择“（使用中文字体）”，表示和“中文字体(T):”下拉组合框中选择的字体相同。 在“字体颜色(C):”下拉列表框中，“自动”表示默认的纯黑色；选择“其他颜色...”会打开“颜色”对话框，可以选择“字体颜色”下拉列表框没有的颜色。 在“下划线线型(U):”下拉列表框中，“（无）”表示没有下划线，其它项目表示设置下划线并使用某一种下划线类型，如单横线、双横线、粗线、虚线、波浪线等。设置了下划线，右侧的“下划线颜色(I):”下拉列表框也就可用了，可设置下划线的颜色。 在“着重号:”下拉列表框中，可以设置是否使用着重号（Stress Mark）。着重号就是每个字符下面的小黑点，表示强调。 “效果”中可以设置很多字符效果。比起“写字板”中的删除线多了一个“双删除线(G)”（两道横线），不过不能两种删除线都使用；“上标(P)”和“下标(B)”常用于数学中的乘幂和化学中的分子式，只能选中一个；“阴影(W)”、“空心(O)”、“阳文(E)”、“阴文(V)”分别表示字符带有阴影、空心字符、凸出和凹下的字符，注意这几个复选框不能同时都选中；“小型大写字母(M)”和“全部大写字母(A)”可将选中字符中的小写英文字母变为大写英文字母，不过二者只能选其一，区别在于“小型大写字母”变成的大写字母和小写字母的大小是一样的；设置成“隐藏文字(H)”可使选中的字符变为不可见，并且不能打印出来，在下一章“工具”菜单中会介绍如何显示和打印隐藏文字。 b、字符间距(R)：可以对选中的字符进行横向地“缩放(C):”；可对选中字符之间的“间距(S):”进行调整（“加宽”或“紧缩”）；可调整选中字符与相邻字符处于同一水平线还是上下错开（“位置(P):”）。还可以调整某一种字号及以上的字符的字间距为一致（“为字体调整字间距(K):”）。可使字符与“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单—（9）、页面设置(U)...”中的文档网格对齐（“如果定义了文档网格，则对齐网格(W)”，此项默认选中）。 c、文字效果(X)：给选中的文字加上“动态效果(A)”，不过这里设置的效果只能在Word中能看到，用其它文字处理软件打开文件或者打印到纸上都是看不到的。 打开“字体”对话框的快捷键是Ctrl+D。 小：“字体”对话框左下角的“默认(D)...”按钮是不是像“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单—（9）、页面设置(U)...”中的“默认(D)...”按钮一样，也会将设置保存到Normal.dot模板中？ 大：是的。 （2）、段落(P)...：和“写字板”一样，对段落的设置并不需要先选中整个段落，只需要将光标移动到要设置的段落即可，当然如果要同时调整多个段落的话还是要都选中的。我们按“段落”对话框中的标签来讲解： a、缩进和间距(I)：这里主要是设置段落整体的格式。 “对齐方式(G):”设置段落相对于页面的水平位置；“大纲级别(O):”设置在“大纲”视图（参见“文字处理软件—七、Word—3、‘视图’菜单”）下段落的级别。 “缩进”（Indent）中设置段落文字距离左、右页边距的字符数（一般是全角字符）；“特殊格式(S):”包括“首行缩进”（段落第一行开头空几个字符）和“悬挂缩进”（和“首行缩进”相反，段落除第一行外其它行空几个字符），“度量值(Y)：”设置“特殊格式”中要“空几格”。 “间距”（Space Between）和上述“字符间距”不同的是，这里设置的是段落各行之间的距离（“行距(N):”）和当前段落与上一段（“段前(B):”）、下一段（“段后(E):”）之间的距离。 “页面设置”（参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单”）中设置了“文档网格”的话，可选中“如果定义了文档网格，则自动调整右缩进(D)”和“如果定义了文档网格，则对齐网格(W)”复选框，使段落与网格对齐。 b、换行和分页(P)：在打印时，常会发现最后刚好多出几个字要打印到下一页上，会觉得很浪费纸张；或者某个段落的第一行出现在一页的最下面，而段落的主要内容都在下一页上，影响阅读。那么可以选中“分页”中的“孤行控制(W)”复选框来避免上述情况。“分页”中的其它选项可以阻止在段落中间插入分页符。选中“取消行号(S)”和“取消断字(D)”复选框可以在段落内去掉行号（参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单—（9）、页面设置(U)...—c、版式”）和断字功能（参见下一章“工具”菜单）。 c、中文版式(H)：主要是调整以中文为主的文档中显示英文和数字等非中文符号的方式，因为如果段落中每一行里都有全角和半角字符的话，那么段落左右边缘就会对不齐，默认选中的“按中文习惯控制首尾字符(U)”、“允许标点溢出边界(N)”、“自动调整中文与西文的间距(E)”、“自动调整中文与数字的间距(S)”就是为了达到每行左右边对齐的目的。 “文本对齐方式(A):”指的是段落中每一行文字在所在行的垂直位置（和上述“a、缩进和间距(I)”的“对齐方式(G):”不一样）。单击“选项(O)...”按钮可在打开的“中文版式”对话框中分别设置对英文（西文）和标点符号的调整方式，选中“设为新文档的默认值(T)”复选框可将设置保存在Normal.dot模板中。 “段落”对话框左下角的“制表位(T)...”按钮可设置段落中各个制表位的位置，参见“文字处理软件—六、写字板—5、格式(O)—（4）、跳格键(T)...”，制表位就是“文字处理软件—六、写字板”中介绍的“跳格键”。 （3）、项目符号和编号(N)...：一般的议论或说明文章，为了便于读者阅读，都会给文章的内容加上编号来分成一段一段的。如果想让Word自动添加这些编号，那么就可以使用这里的“项目符号和编号”功能。设置之后，每次按下回车键产生新段落时，都会自动在段落开头添加编号。我们按“项目符号和编号”对话框中的标签来讲解： a、项目符号(B)：这里用的是“符号”来加以区分各段内容，由于符号都是一样的，所以“符号”适用于一些简短的说明性文字，如产品说明书之类的。对话框中每一个方框都可以选中，相当于单选框，代表各种符号的格式；如果想用一些对话框中没有列出的符号，那么可以任意选择一种格式的方框，然后单击“自定义(T)...”按钮打开“自定义项目符号列表”对话框，可以自行设置要使用的“项目符号字符(U)”、“项目符号位置”（缩进）、项目符号后面的“文字位置”等内容。 b、编号(N)：这里编号只有一级编号，就是说只能分成1、2、3、4等等，而不能继续区分小1、小2、小3、小4。和上述“项目符号”一样，可以选择一种编号格式，也可单击“自定义(T)...”按钮来自行设置编号格式。 对话框下方的“列表编号”中有“重新开始编号(R)”和“继续前一列表(C)”两个单选框，可以选择当前段落的编号是继续上一段落的编号还是重新从头开始编号。 小：有的时候不需要编号，Word也会自动加上，怎么办？ 大：还记得我们在上一章“插入”菜单中介绍的“换行符”么？如果需要换行但是不分段的话，那么就使用换行符来换行（快捷键Shift+回车键）。 c、多级符号(U)：这里可以实现多级编号，选择一种编号格式，或者单击“自定义(T)...”按钮来自行设置编号格式。 小：怎么输入下级编号？又怎么回到上级编号？ 大：在回车后，按下键盘左侧Tab键（参见“基础知识—十一、使用键盘和鼠标”），当前行的编号就会变为下级编号，而按下Shift+Tab键则会回到上级编号。 d、列表样式(L)：上述的项目符号和编号仅仅是一种标记，要让这些标记发挥更大的作用，就要把它们变成列表。我们在下面的“样式和格式”中会讲解。 对话框左下角有一个“重新设置(E)”，可以将自定义的设置恢复成Word默认的设置。 （4）、边框和底纹(B)...：可以设置文字和页面的边框（Frame）和底纹（Shading），不过在对文字设置前需要先选中要设置的文字。我们按“边框和底纹”对话框中的标签来讲解： a、边框(B)：可以设置文字或段落的边框，这取决于右下角“应用于(L):”下拉列表框中的选择。左侧“设置”中可选择一种边框类型；“线型(Y):”中可选择边框框线的类型：边框框线的“颜色(C):”和“宽度(W):”也可选择。 小：“预览”周围的四个小按钮有什么用？ 大：其实“边框”功能主要还是用在表格上，这四个小按钮就是为了画表格线而用，在这里如果单击这些按钮就相当于使用边框，以后在“文字处理软件—七、Word—7、‘表格’菜单”中我们会介绍。 小：右下角的“选项(O)...”按钮怎么不可用？ 大：当该按钮上方的“应用于(L):”下拉列表框中选择了“段落”的时候，才可以使用“选项”按钮。单击此按钮，可以设置边框距离段落文字四周的距离（有点像页边距，参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单—（9）、页面设置(U)...”），单位是磅。 b、页面边框(P)：页面边框可以对整个页面设置边框，边框会将正文以及页眉页脚、脚注尾注等内容都框起来，也可在。同上述“边框”一样，可选择页面边框的类型、框线的类型、颜色、宽度；还多出一个“艺术型”下拉列表框，可以选择一些带有图案的边框，注意选择了“艺术型”的话就不要选择“线型”了，另外部分自带颜色的“艺术型”不能再选择“颜色”。“应用于(L):”下拉列表框中可选择是对“整篇文档”的所有页面生效还是只对“节”所在的页面生效。“选项”按钮同样可设置页面边框距离页面中文字或页边的距离（在“度量依据(R):”下拉列表框中选择）。 c、底纹(S)：底纹就是文字的背景颜色，在“填充”中可选择一种颜色，或者单击“其他颜色(O)...”按钮来选择更多的颜色；觉得背景只有颜色比较单调的话，还可以选择背景“图案”的“样式(Y):”。 单击对话框下方“横线(H)...”按钮可在当前光标处插入一条横线，光标后面的字符会移到下一行（段落）；单击“显示工具栏(T)”按钮可显示出“表格和边框”工具栏（该工具栏已经显示的话此按钮就不可用）。 （5）、分栏(C)...：在上一章“插入”菜单中，我们提到过“分栏符”。“分栏”就是把页面中的内容分成几列（栏，Column），在报纸、杂志甚至黑板报上可以常常见到。单击此项打开“分栏”对话框，可在“预设”中选择分栏的格式，选择除了“一栏(O)”之外的其它格式的话还可以设置在栏与栏之间是否插入“分隔线(B)”。想分成更多栏的话，可在“栏数(N):”文本框中自行设置。每栏的宽度（单位为字符）和栏之间的间距，选中“栏宽相等(E)”的话表示每栏的宽度和间距相等。“应用于(A):”下拉列表框中可选择分栏设置应用的范围。 （6）、制表位(T)...：上述“（2）、段落(P)...”中我们提到过，在“段落”对话框中单击“制表位(T)...”按钮和这里选择“制表位”项目的效果是一样的，“制表位”只对当前光标所在的段落有效。Word中的“制表位”比“写字板”中的“跳格键”可设置的地方要多些，比如可设置在没有设置制表位的时候默认按下Tab键后光标移动的距离（“默认制表位(F):”），制表位附近字符的“对齐方式”，制表位前面加上的“前导符”等等。 （7）、首字下沉(D)...：这个项目也是针对段落而言。我们在一些报纸或杂志上，可以看到有些文章的编排，第一个字写得很大，可以起到突出文章的作用。单击此项打开“首字下沉”对话框，在“位置”中可以选择上述“大字”的两种格式，以及“大字”的“字体(F):”、“大字”的大小（“下沉行数(L):”）和“大字”与正文之间的距离（“距正文(X):”）。 （8）、文字方向(X)...：可更改文字排列的方向，一般都是从左向右排列，在“文字方向”对话框中可以更改为从上到下排列（在“方向(O)”中选择中间的“文字abc”方框）或者从左向右竖向排列。“应用于(Y):”下拉列表框中可选择此种格式应用的范围。 不过要注意的是，不同排列方向的文字是不能共存于同一个页面中的，所以如果在“应用于”下拉列表框中选择了“插入点之后”，那么Word会在当前光标处自动插入一个分节符，光标以后的内容会在下一页显示；如果在“应用于”下拉列表框中选择了“所选文字”（事先选中了文字），那么Word会在选中文字的前后都插入一个分节符。需要共存在同一页面的话，可以使用上一章“插入”菜单中介绍的“文本框”。 （9）、更改大小写(E)...：顾名思义，该功能只对英文字母有效，不过也可以将半角字符在全角和半角之间转换。使用该功能前，如果选中了字符，那么就对选中的字符生效，否则对光标所在的整行（不是段落）字符生效。 （10）、调整宽度(I)...：可以调整选中字符的间距。这个设置和上述“（1）、字体(F)...”中字符间距的设置有冲突，如果这里进行了“调整宽度”的话，那么“字体”中的字符间距设置就无效了。“调整宽度”之后，光标定位在调整过的字符上时，字符下方会有一条青色的下划线。 调整过的字符如果再要进行调整，就不用选中了，将光标定位在调整过的字符，再单击此项打开“调整宽度”对话框即可进行调整。如果想取消调整的效果，同样先定位光标，然后在“调整宽度”对话框中单击“删除(R)”即可删除调整效果。 （11）、中文版式(L)：这里主要是针对一些中文文章特有的格式进行设置，包括这么几项： a、拼音指南(U)...：可以给选中的汉字的上方添加拼音。选中文字后单击此项打开“拼音指南”对话框，在对话框上方的文本框内就可以看到选中的文字以及对应的拼音，单击“确定”按钮即可在选中文字上方加上拼音。最多可以同时给30个汉字添加拼音。 如果对默认的拼音不满意的话，可以在上述“拼音指南”对话框中，进行拼音的“对齐方式(L):”、“偏移量(O):”（就是拼音和文字之间的距离）、“字体(F):”和“字号(S):”设置。在对话框右上角单击“组合(G)”按钮，可将所选文字和拼音组合为一个整体，不过这样的话，以后文字就不能单独选中了；“组合”后可以单击“单字(M)”按钮拆开。单击“全部删除(V)”按钮可以清除已添加上的拼音。单击“默认读音(D)”可将拼音恢复成Word默认添加的拼音，因为对话框中“拼音文字(R):”文本框内的拼音是可以自行修改的，如果修改错了可以通过“默认读音”来纠正。 小：修改拼音的时候，怎么输入带有声调的字母？ 大：可以通过软键盘（参见“文字处理软件—二、输入技巧及输入法设置”）中的“拼音字母”软键盘来输入带声调的字母。也可以先通过Word的“插入”菜单中的“符号”来寻找，然后将字母进行复制，再打开“拼音指南”对话框粘贴进来，不过这样显然要麻烦许多。 小：“拼音指南”对话框左下角的“全部更改(A)...”按钮有什么用？ 大：可以选择“拼音指南”设置只对选中的文字有效还是对文字所在的“节”甚至未添加拼音的所有文字都生效，不过该按钮不是在所有的语言中都能用，下述的一些功能里也有这个按钮。 另外要说一下，这个功能需要在已安装微软拼音输入法的情况下才能使用。对于Word2003来说，最好把Office2003附带的微软拼音输入法2003版安装上。 b、带圈字符(E)...：在软键盘中的“数字序号”软键盘里，可以输入带圆圈的数字，比如①、②、③等等。如果想输入带圆圈的其它字符怎么办呢？就要使用这里的“带圈字符”功能。不过要注意，圆圈里面只能包括一个字符（汉字），这个字符可以事先选中，也可以在“带圈字符”对话框中的“文字(T)”文本框内自行输入或在列表框中自行选择。带圈字符”对话框中，在“样式”里可选择是“缩小文字(S)”适应圆圈还是“增大圈号(E)”适应字符（选择“无(N)”就表示删除圆圈）；“圈号(O):”列表框中可以选择其它形状的“圈”。 c、纵横混排(T)...：这个功能可以达到横向和纵向文字共存的效果，不过这个效果并不是那么理想。先选中要纵向排列的字符，然后单击此项打开“纵横混排”对话框，“确定”即可完成。在“确定”前选中对话框中的“适应行宽(F)”复选框，则纵向排列文字的总宽度会和所在行的宽度一样。对话框中的“删除(R)”按钮可删除“纵横混排”的效果。 d、合并字符(C)...：可使多个字符挤在一个字符的空间内显示。先选中要合并的字符（最多6个，也可在对话框中自行输入），然后单击此项打开“合并字符”对话框，设置好“字体(F):”和“字号(S):”后“确定”即可。“删除(R)”按钮可删除“合并字符”的效果。 e、双行合一(W)...：可使多个文字缩小显示在正常的一行内（这些文字本来是显示在多个行内的），相当于上述“合并字符”的扩展版，当然这个功能对字符的数量也有限制。先选中要合并的字符（注意这些字符之间不能有换行符、回车符等格式符号，也可在对话框中自行输入），然后单击此项打开“双行合一”对话框，“确定”即可。选中“带括号(E):”复选框可为这些合并的字符两侧添加括号（可选择“括号样式(B):”）。“删除(R)”按钮可删除“双行合一”的效果。 说明一下，上述“中文版式”的设置也是“域”功能的一种应用。 （12）、背景(K)：可为整个文档设置背景颜色或图案，注意是整个文档，而不管文档是否分节。不过该功能仅在计算机中查看时有效，如果想打印出来的话还需要设置（参见下一章“工具”菜单）。 在“背景”的下级菜单中可选择列出的各种颜色，或者单击“其它颜色(M)...”项目选择更多的颜色。如果嫌只有单一颜色不够生动的话，可以单击“填充效果(F)...”或“水印(W)...”项目来添加各种图案或者图片。 （13）、主题(H)...：和Windows中的“主题”有点类似（参见“系统设置—二、控制面板—2、显示”），也是一系列的设置，包括上述的字体、段落、项目符号和编号等等，也相当于一种模板，如果要做一些小型出版物的话可以套用一下。单击此项打开“主题”对话框，在左侧“请选择主题(T):”列表框中可选择一种主题；列表框下方的“鲜艳颜色(C)”、“活动图形(G)”、“背景图像(B)”复选框分别表示是否采用鲜艳的颜色、活动的图形或者背景图像；对话框左下角的“设置默认值(D)...”按钮可设置是否将选择的主题保存到Normal.dot模板内；对话框右下角的“样式库(S)...”按钮可为当前文档更换模板。 （14）、框架(R)：在“Windows XP—六、Windows XP界面及操作综述”中，我们介绍了Windows界面中的“框架”。在Word中，“框架”也是起到分隔不同文档的作用。在“框架”的下级菜单中单击“新建框架集页面(N)...”项目，可以看到当前文档（无论是打开已有的还是新建的）被自动变成一个新文档，同时出现一个“框架集”工具栏。此时再次进入“框架”的下级菜单，可以看到其下级菜单多出了“左侧新框架(L)”、“右侧新框架(G)”等项目，单击这些项目后，会在对应的方向上产生新的空白框架（可以产生不止一个）。新的框架中可以输入新的内容，并且可以使用独立的视图、页面设置等各种格式，不受原来文档内容的影响。 “框架”下级菜单中的“框架集中的目录(T)”项目可将已经带有目录的文档的目录添加到新的框架内，这样浏览目录和正文就不会互相影响。 要注意的一点是，这种“框架”文档实际上是包含了几个文档。将“框架”文档保存后，我们会发现，除了以保存时指定的文件名为名称的文件外（可以称之为“主文件”），文档中有几个框架，就会还有单独的几个文件（可以称之为“子文件”）。“主文件”只是起到链接“子文件”的作用。这种概念在以后讲到网页的时候就会比较清楚了。 （15）、自动套用格式(A)...：功能其实也是将某种模板的格式应用到当前文档。单击此项打开“自动套用格式”对话框，在“请选择一种文档类型，以改善格式设置过程(P):”下拉列表框中选择一种模板；在上方可选择“自动套用格式(A)”还是“自动套用格式并逐项审阅修订(R)”（审阅修订在下一章“工具”菜单中讲解）；单击“选项(O)...”按钮可打开“自动更正”对话框并转到“自动套用格式”标签，可以看到一些除模板之外的格式设置。 （16）、样式和格式(S)...：“样式（Manner）”是一组“格式（Format）”的统称，包括了上述字体、段落、制表位、边框等各种格式。单击此项后，会在窗口右侧的“任务窗格”内显示出“样式和格式”的设置。 在右侧任务窗格下方的“显示:”下拉列表框中选择一种样式的范围，上方的“请选择要应用的格式”列表框中就会列出各种样式，先选中需要设置样式的文字，然后在上述列表框中单击需要应用的样式即可设置。其中“标题1”、“标题2”等样式就是为前述的“项目符号和编号”中的“列表样式”而用的，“标题1”、“标题2”代表不同的标题级别，设置好了标题之后，就可以使用上一章“插入”菜单中的插入“目录”功能了。 小：上述的那些样式，我能自己更改么？ 大：可以。鼠标指针指向某个样式后，该样式的右侧会显示一个向下箭头形状的按钮，单击此按钮即可进行“修改(M)...”、“删除(D)...”，注意“更新以匹配选择(U)”会将当前选中文字的格式应用到所选的样式上（与直接单击样式的作用相反）。或者单击任务窗格上方的“新样式...”来自定义一种新的样式。 “样式和格式”功能一是为了弥补模板格式的不足，因为不同文章所使用的格式并不一定相同，同样的模板也不都适用；二是可以方便地应用一些格式，而不必每次都要打开菜单来设置；三是为了一些较大规模的出版物生成目录等提供方便。 （17）、显示格式(V)...：可在窗口右侧的“任务窗格”内显示出光标所在位置或选中的文字的格式，并且可以在任务窗格中单击格式对应的链接来更改格式。如果要学习一些公文规定的格式的话，那么就可以找一篇公文打开，然后通过此功能来查看文章中的各种格式。 此功能还可以比较两处文字的格式有何不同，先选中要比较的第一处文字或将光标定位在文字所在处，然后在右侧任务窗格上方选中“与其他选定内容比较”，然后选中要比较的第二处文字或将光标定位在文字所在处，任务窗格下方就会显示出两处文字格式的差异。 （18）、对象(O)...：该功能用来设置文档中除文字和表格以外的对象的格式，比如选中了一个文本框，那么此项就变为“文本框”；选中了一张图片，那么此项就变为“图片”。关于这些对象格式的设置我们以后再讲。 |
