小鹏学计算机（By CpuCwp）
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| 文字处理软件 七、Word 4、“插入”菜单 大：和“写字板”的“插入”菜单类似，Word的“插入”菜单同样也是插入信息，这些信息无法直接用键盘输入、或者不便于输入，所以需要通过菜单来插入。 在插入信息前，一般先要把光标定位在要插入的地方，信息就插入到光标所在的位置。 （1）、分隔符(B)...：选择此项，打开“分隔符”对话框，可以看到“分隔符（Break）”主要分为两种类型： a、分隔符（Break）：分隔符的作用是将文章分隔成几部分： “分页符(P)”（Page Break）的作用是强制使光标后面的内容挪到下一页，而不管文字是否已经到了一页的末尾，在编辑文字时，直接按下快捷键Ctrl+回车键，也可以产生分页符； “分栏符(C)”（Column Break）的作用也是强制使光标后面的内容挪到下一页，但是在文章分栏（参见下一章“格式”菜单）的情况下，就会强制使光标后面的内容挪到下一栏、而不一定是下一页，而在文章分栏的情况下使用分页符，则光标后面的内容一定会挪到下一页； “换行符(W)”（Newline Break）的作用是强制使光标后面的内容挪到下一行。 小：那不和按回车键的功能一样？ 大：看起来好像是一样，实际是有区别的。按回车键产生的是段落标记，起到的是分段的作用；而换行符仅仅是换到下一行，并不会分段。在“文字处理软件—六、写字板”中我们看到，很多格式的设置针对的是整个段落，如果仅仅想换行而不想分段的话，那么就可以插入换行符。所以换行符也称为“软回车”。在编辑文字时，直接按下快捷键Shift+回车键，也可以产生换行符。 b、分节符（Section Break）：“节（Section）”和“段落（Paragraph）”一样，也属于文章分块方式的一种，不过“节”是包括“段落”的一种更大的分块，比如不同的“节”可以使用不同的页面设置，而“段落”是不可能办到这一点的。“分节符”的作用就是将整个文档的文章分节，每一个“分节符”会将当前光标以后的内容分隔成下一节，当然分节的方式也有几种： “下一页(N)”（Next Page）：下一节的内容从下一页开始（包括了上述“分页符”的功能）； “连续(T)”（Continuous Page）：不会将内容分到下一页； “偶数页(E)”（Even Page）：将内容分到下一个偶数页（也包括了上述“分页符”的功能），所谓“偶数页”就是从文档的第一页开始算，当前光标所在页面的页码（下面我们会讲）是偶数的话，那么当前页就是“偶数页”，如果分节符是在偶数页插入的话，那么可以看到下一页的页码也变成了偶数，而两个偶数页之间的“奇数页”就“消失”了（这个“奇数页”实际上是一个空白页，没有内容，也看不见）； “奇数页(O)”（Odd Page）：将内容分到下一个奇数页（也包括了上述“分页符”的功能），如果分节符是在奇数页插入的话，那么可以看到下一页的页码也变成了奇数，而两个奇数页之间的“偶数页”就“消失”了（这个“偶数页”实际上是一个空白页，没有内容，也看不见）。 （2）、页码(U)...：“页码（Page Number）”就是每一页下面的编号了，这个是很常见的，看书的时候翻到第几页，这个“几”就是页码。页码属于上一章“视图”菜单中介绍的“页眉和页脚”的“页脚”。注意如果文档中分了节的话，那么不同的节还可设置不同的页码，比如一本书，目录是一种页码，正文是一种页码，附录又是另一种页码。 选择此项，打开“页码”对话框。对话框中可以设置页码出现在页面的什么“位置(P):”，以及左右或居中的“对齐方式(A):”，“首页显示页码(S)”复选框决定了第一页是否显示页码。 单击“格式(F)...”按钮，打开“页码格式”对话框可进行更多设置。“页码格式”对话框中，可设置页码的“数字格式(F):”，其中包括英文字母、罗马数字、中文的大写数字等等各种形式的页码；“包含章节号(N)”复选框选中后，可以设置页码中是否显示章节标题（我们在下一章“格式”菜单中会讲述“章节”）；“页码编排”可设置下一节的页码和上一节是否连续，选择“续前节(C)”单选框表示连续，选择“起始页码(A):”单选框表示从新的编号开始，在上述“书”的例子中，目录、正文、附录的页码一般是不会连在一起的，正文要从第一页开始编码，而附录也是要从第一页开始编码。 （3）、日期和时间(T)...：在前面讲过的“记事本”的“编辑”菜单和“写字板”的“插入”菜单中，都可以插入当前日期或时间的信息。“记事本”的日期和时间只有固定一种格式，“写字板”可以设置几种日期或时间的格式；Word中除了可以设置的日期或时间的格式，还可以根据“语言(国家/地区)(L)”来采取不同的格式（中文和英文中表示日期或时间的方式也不太一样）。另外，“日期和时间”对话框中的“使用全角字符(W)”复选框表示插入的日期或时间的信息是否显示为全角字符，选中“自动更新(U)”则会在每次打开文件时使插入的日期或时间的信息自动变为当前的日期或时间（选中的话，上述“使用全角字符”复选框就不可使用了）。 （4）、自动图文集(A)：“自动图文集（AutoText）”就是一些常用短语的集合，这些短语主要是写信的时候使用的，这里称之为“词条（Vocabulary Entry）”。在“自动图文集”项目的下级菜单中可以看到一些“Attention Line”、“Closing”等等项目，其下级菜单中就是一些写信时常用的短语。 小：怎么都是些英文的短语？ 大：那可能是光标所在的位置不合适，光标如果停在中文文字附近，那么“自动图文集”就会是一些中文的常用短语了。 除了这些固定的短语外，还可以将自己常用的一些短语，如签名、公司介绍等等作为自定义的自动图文集词条，甚至可以将图片、音乐等信息作为自动图文集。先在文档中选中需要作为自动图文集的字符、图片或其它信息，然后在“插入”菜单中“自动图文集”项目的下级菜单中就可以看到，“新建(N)...”项目变为可用状态，单击此项目或者直接按下快捷键Alt+F3，就会弹出一个“创建‘自动图文集’”对话框，在对话框中的文本框内输入词条的名称后“确定”即可添加。再次打开“插入”菜单中“自动图文集”项目的下级菜单，就可以看到添加的词条，单击词条即可在当前光标所在处插入词条。 小：添加了自定义的词条后，原来Word自带的词条怎么在菜单中不见了？ 大：添加了之后，在新的Word文档中就可以在菜单中看到了，注意在新文档的菜单中查看词条，可能要在其更下一级的菜单中才能找到。另外，还可以在“插入”菜单中“自动图文集”项目的下级菜单里单击“自动图文集(X)...”项目，打开“自动更正”对话框，在对话框中“自动图文集”标签里的列表框中也可以看到所有的词条，并且可以进行词条的“添加(A)”和“删除(D)”，单击“插入(I)”按钮可以将列表框中选中的词条插入到当前光标所在处。 小：对话框里“自动图文集”标签中的“显示‘记忆式键入’建议(S)”复选框有什么用？ 大：选中的话，在平时输入字符时，如果输入了某个词条名称的前几个字符，那么Word会提示是否要插入对应的词条，此时按下回车键即可插入，不过这个功能可能对自定义的词条不起作用。 另外要注意的一点是，自定义的词条一般会保存在Normal.dot模板（参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单”）中，我们在上述对话框中“自动图文集”标签里的“查找范围(L):”下拉列表框中就可以看到，所以如果词条中包含图片、音乐等信息的话，会使Normal.dot模板文件的大小变得比较大，以后Word启动就会比较缓慢甚至没有响应，所以要注意在使用完包含图片、音乐等信息的词条后要及时在上述对话框中的“自动图文集”标签里删除。 （5）、域(F)...：这个算是Word的一种高级功能。比如要在文档的某处插入当前的日期或时间，而且希望每次打开此文档时，上述插入的日期或时间都能变成打开文档时的日期或时间，那么就不能直接输入日期或时间，而要在上述“（3）、日期和时间(T)...”中选中“自动更新(U)”复选框，这就属于“域（Domain）”的一种应用，在“域”对话框中就表现为“Date”域和“Time”域。插入域后，光标如果停在域的字符上，就可以看到域中字符的底色是灰色，借此可以区分普通的字符和域中的字符。我们以后会详细讲述“域”的作用。 （6）、“符号(S)...”和“特殊符号(Y)...”：单击“特殊符号”项目打开“插入特殊符号”对话框，可以在文档中插入一些文字以外的字符。不过实际上使用软键盘（参见“文字处理软件—二、输入技巧及输入法设置”）插入这些字符会更加方便。 单击“符号”项目，打开“符号”对话框，可以在文档中插入一些不能直接输入、甚至不能通过软键盘输入的字符。在“符号(S)”标签中，左上角选择“字体(F):”，右侧选择“子集(U):”，右下角的“来自(M)”下拉列表框中选择某个字符集，然后就可以在中间的列表框中选择需要的字符后，单击“插入(I)”按钮或者直接双击“字符”在当前光标处插入字符。“近期使用过的符号(R):”就相当于历史记录，列出了最近使用过的字符。 小：“字符代码(C):”文本框中的字符是什么意思？ 大：这个文本框中列出的是选择的字符在选定的字符集中的编码，一般以十六进制数字表示（右侧选择了十进制的字符集的话，那么编码就是十进制）。编码的具体意思我们以后会讲解，这里我们可以将编码作为快速输入这些字符的方法，比如选择一个字符“￡”，将其对应的编码00A3转换为十进制数0163（注意不够四位数的话前面要补0），然后在要输入该字符时，不需要打开“符号”对话框，在按住键盘上Alt键的同时，在键盘右边小键盘区（参见“基础知识—十一、使用键盘和鼠标”）快速按下刚才转换的十进制数0163的每个数字0、1、6、3，然后松开Alt键，即可输入字符“￡”。 小：发现在选择某个字符后，“字符代码”文本框的下方也会显示出对应的快捷键，有时会显示成“09A2，Alt+X”，这是什么意思？ 大：这就和我们刚才讲的输入方法是一样的，X就表示字符的编码，注意编码如果是十六进制数，那么一定要先转换成十进制数才能使用，另外输入数字时必须用小键盘上的数字键，而不能用主键盘区的数字键。 也可以为字符指定一种快捷键，在“符号”对话框的“符号”或“特殊字符(P)”标签中选择字符后，单击“快捷键(K)...”，在弹出的“自定义键盘”对话框中就可以指定快捷键。在“请按新快捷键(N):”文本框中单击定位好光标，然后按下自己想要的快捷键，比如Ctrl+Alt+Q.键，然后单击“指定(A)”按钮即可指定；也可以给一个字符设置几种快捷键（不过多了好像也记不住）；“将更改保存在(V):”下拉列表框中可选择快捷键设置保存的位置，可选择保存在Normal.dot模板中还是当前打开的文件中。 （7）、批注(M)：我们在纸上修改文章时，都要用一些符号来表示如何修改，比如需要添加一些文字时，就要在纸张旁边的空白处写上要添加的文字，然后画一条线指向要添加的部位，“批注”就是这样的作用。当然批注是临时性的，最后成文的时候肯定是要删除的。单击“插入”菜单中的“批注”项目，即可将批注插入到当前光标所在的位置，也可以事先选中需要修改的文字然后插入批注。插入后可以看到，当前光标所在位置的文字或者事先选中的文字会被一个红色括号包围，括号旁引出一条红色虚线，指向右侧的红色方框，在红色方框内即可写入批注内容。不需要批注的话，可在上述红色括号或红色方框上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“删除批注(M)”即可删除。 小：如果想在同一个地方插入几个批注，怎么办？ 大：可将光标定位在批注的红色方框内，然后再插入批注即可实现。 （8）、数字(E)...：主要用于插入一些不常用的数字序号。打开“数字”对话框后，在“数字类型(T)”列表框中选择一种类型，比如“壹，贰，叁...”；然后在“数字(N)”文本框中输入选择类型的某个序号的编号，比如需要输入“贰”，那么就文本框中输入2；最后单击“确定”按钮即可。这个功能其实也是上述“域”功能的一种。不过这样输入还是比较麻烦的，一般可以使用输入法或软键盘来输入。 （9）、引用(N)（Reference）：这里插入的信息主要是文档中除正文之外的附加信息，如上一章“视图”菜单中介绍的“脚注和尾注(G)...”，还有“题注(C)...”、“交叉引用(R)...”和“索引和目录(D)...”： a、脚注和尾注：在“视图”菜单我们中介绍过，脚注和尾注就是对文章的注解，脚注在每一页都有，而尾注只在文章或节的结尾出现。单击“插入”菜单里“引用”下级菜单中的“脚注和尾注”项目，打开“脚注和尾注”对话框，可以对脚注和尾注的格式进行设置，比如显示的位置、编号的方式等等。 b、题注（Subject Note）：这种注解用在对文档中的表格、图表、图片等对象上，比如文档中有很多表格或图片，那么就需要进行编号，如表格1、图片1等等，以便在文章中引用。先选中需要添加题注的表格或图片等对象，然后单击“插入”菜单里“引用”下级菜单中的“题注”项目，打开“题注”对话框。其中“标签”表示编号前面的说明文字，如“图片1”中的“图片”这两个字，可以从“标签(L):”下拉列表框中选择，也可以单击“新建标签(N)...”按钮来自行输入，选中“题注中不包含标签(E)”复选框则不使用标签；单击“编号(U)...”按钮可设置编号的格式。 若想在插入表格、图片等对象时Word可以自动添加标号，那么可以不用事先选中对象，直接在“题注”对话框中单击“自动插入题注(A)...”按钮，在“插入时添加题注(A):”列表框中选择要在文档中使用的对象（复选框，可多选），并在列表框下方设置好题注的格式，“确定”即可。 c、交叉引用（Cross-Reference）：设置了上述的各种注解后，就可以在文档中需要引用注解时输入“参见图片1”之类的文字了。但是如果仅在计算机上观看或者在打印前校对这些注解的话，我们更希望文档能够智能化一些，比如在某处写了“参见图片1”，那么“参见”的图片是否正确就需要检查，如果文档内容比较多的话，寻找“图片1”可能要花费比较长的时间。“智能化”的方法就是，在设置好各种注解后，将光标定位在上述“参见”的后面，然后单击“插入”菜单里“引用”下级菜单中的“交叉引用”项目，打开“交叉引用”对话框，在左上角“引用类型(T):”下拉列表框中选择注解的类型或“题注”的标签，右侧“引用内容(R):”下拉列表框中选择引用的范围，下方“引用哪一个(W):”列表框中选择要引用的内容，保持“插入为超链接(H)”复选框被选中，最后单击“插入(I)”按钮即可插入“引用”。使用时，在按住键盘上Ctrl键的同时单击“引用”的文字（底色呈灰色，也属于上述“域”的一种），即可转到对应的注解上。 “交叉引用”不仅对各种注解有用，也可以引用到文章的各个标题上，但是Word并不知道哪些文字属于“标题（Title）”，这需要用户自行设置，我们在下一章“格式”菜单中会讲解。 d、索引和目录：如果文档内容比较多，或者要制作小册子甚至书籍，那么就需要在文档最前面生成一个索引（Index）或目录（Contents），以便用户阅读。我们肯定是希望索引或目录能够自动生成，如果是自行把标题一个一个复制粘贴过来组成索引或目录，那花费的时间就太长了。不过Word并不知道哪些文字属于标题，和上述“交叉引用”中的介绍一样，需要用户先自行设置好标题后才能自动生成目录，我们在下一章“格式”菜单中会讲解如何设置标题。“索引”的生成不需要设置标题。生成的索引或目录和上述“引用”一样，也可以在按住键盘上Ctrl键的同时单击索引或目录中的标题直接转到对应的文字上。 设置好标题后，单击“插入”菜单里“引用”下级菜单中的“索引和目录”项目，打开“索引和目录”对话框，在“目录(C)”标签中就可以生成；在“图表目录(F)”和“引文目录(A)”标签中，还可以针对文档中的图表等对象和各种注解来单独设置目录。 要生成“索引”的话，则直接进入“索引和目录”对话框的“索引(X)”标签，单击“标记索引项(K)...”按钮，打开“标记索引项”对话框不要关闭，然后在文档中选中需要作为索引的文字，再在对话框中单击“标记(M)”按钮进行标记。全部标记完成后，关闭“标记索引项”对话框，再打开“索引和目录”对话框并进入“索引”标签，“确定”即可自动生成索引。 小：看起来生成索引比生成目录要麻烦啊。 大：那倒也不是，生成目录也需要做很多前期工作，设置好标题后才能进行。另外这样生成的好处是，当标记或标题有变化时，索引或目录中的内容也会随之变化。 （10）、Web组件(W)...：在设计网页时使用。 （11）、图片(P)：文档中插入图片（Picture）可以丰富文档的内容。图片的来源有很多种，如“剪贴画(C)...”（Office自带的图片、音乐等）、“来自文件(F)...”（选择图片文件）、“来自扫描仪或照相机(S)...”（从扫描仪、数码照相机等设备中获取），另外还可以在Word中直接绘图（“绘制新图形(N)”），或者插入“艺术字(W)...”（Word Art，特殊形状的字符）、“组织结构图(O)”（Organization Chart，描述层次关系的树状图）或“图表(H)”（Graph，主要是统计图）。图片的知识我们以后会详细讲述。 （12）、图示(G)...：“图示”就是上述的“组织结构图”，不过“图片”项目里的“组织结构图”只有一种，而这里“图示”中可以设置6种不同形状“组织结构图”，可以表示更多的层次关系。 （13）、文本框(X)：和前面我们介绍的Windows界面元素的“文本框”有点类似。在这个“文本框”内部，可以使用独立的字体、段落等格式；可以使用“横排(H)”或“竖排(V)”方式的文本框，“竖排”的文本框中字符是从上到下排列的。 小：单击“横排”或“竖排”后，光标所在处先出现一个“在此处创建图形”的大方框，很麻烦啊，怎么去掉？ 大：出现后，按下键盘左上角Esc键即可去掉。在“工具”菜单中的“选项(O)...”里可设置以后不出现这个大方框。 文本框是一种很有用的元素，在以后的介绍中就可以看到，很多格式在同一页面中是不能共存的（即使分节），此时就可以将不同格式的对象分别放在不同的文本框中，各个文本框之间或文本框与正文之间的格式不会互相干扰。 （14）、文件(L)...：可以将Word或其它文字处理软件生成的文档中的文字插入进来，而不用复制粘贴。Word不能识别的文档或者其它格式的文件也可以插入，但是会显示成乱码。 （15）、对象(O)...：和上述“（14）、文件”中不一样的是，“文件”项目只能插入文字，而这里的“对象”不受此限制。 （16）、书签(K)...：和我们平时看书一样，看到某一页的时候有事要离开，那么就在这一页夹一张书签（Bookmark），以后再翻书的时候就知道从哪里继续了。将光标定位在要插入书签的地方，然后单击“插入”菜单里的“书签”项目，打开“书签”对话框，在“书签名(B):”文本框中输入书签的名称（注意不要以数字开头），然后单击“添加(A)”按钮即可添加书签；在列表框中选择某个书签后单击“删除(D)”按钮可删除书签。要查看书签时，先打开“书签”对话框，在列表框中选择某个书签后单击“定位(G)”按钮即可定位。可参考“软件—八、软件帮助”中的“书签”功能。 （17）、超链接(I)...：前面的文章中我们讲过的一些“超链接”的作用，以后我们讲到浏览器软件时就会常常用到超链接。单击“插入”菜单里的“超链接”项目，打开“插入超链接”对话框。在“要显示的文字(T):”文本框中输入超链接的名称（如果事先选择好了文字就不用输入）；然后选择要链接的文件、或者在下面“地址(E):”文本框中直接输入文件的路径或者网络上的地址，也可单击“书签(O)...”按钮来选择文档中的某个位置等等；最后“确定”即可完成超链接的设置。使用时按住键盘上Ctrl键的同时单击超链接即可打开指定的文件或转到文档中的位置。超链接一般显示为蓝色带有下划线的字符，单击后变为紫色。 小：那和前面的交叉引用、索引、目录之类的有点类似啊。 大：类似，但还是不一样。交叉引用、索引、目录也属于“域”的功能，可以随指向对象的变化而变化；超链接就比较死板了，指向对象的位置改变了，就需要重新设置。将光标定位在超链接上，再次单击“插入”菜单里的“超链接”项目，就可修改超链接的指向，或者单击“删除链接(R)”按钮来去掉超链接（不会删除字符）。 |
